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Organiza la asamblea de propiedad horizontal. Antes de hacerla, define el tipo de reunión y alista los documentos; durante la asamblea, asegura el quórum y vela porque se tomen decisiones con orden; luego, redacta el acta, comunícala y evita impugnaciones.
La asamblea de propiedad horizontal es el espacio donde se toman decisiones clave para definir el rumbo del conjunto residencial o edificio que administras. En ella se aprueba el presupuesto, se nombran o ratifican administradores, se analizan los estados financieros y se definen y debaten los asuntos que impactan a toda la comunidad.
Esta asamblea puede generar dudas, pero con una buena planeación evitarás errores y tensiones y lograrás que cada decisión quede bien sustentada.
Esta guía está pensada para ti, que administras inmuebles y quieres preparar la asamblea de copropietarios de una propiedad horizontal en Colombia de manera efectiva.
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Antes de convocar, es clave entender cómo se conforma una asamblea. No se trata solo de una simple reunión. Es un espacio legal donde los propietarios o sus representantes toman decisiones colectivas sobre el rumbo de la copropiedad.
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Cada decisión en una copropiedad tiene su momento y su espacio. Por eso, es importante conocer qué tipos de asamblea existen y en qué casos se debe convocar cada una. Así aseguras que todo se haga bien y dentro de la ley. Te explicamos los tipos que hay:
La asamblea ordinaria es la reunión que se hace mínimo una vez al año para revisar el estado de la copropiedad, tomar decisiones importantes y definir los roles para el nuevo periodo de gestión.
Según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, esta reunión se hace en la fecha que diga el reglamento de la propiedad horizontal. Si este no aclara la duda, debe convocarse dentro de los tres primeros meses después de cerrar el periodo presupuestal.
Importante: si como administrador no convocas la asamblea ordinaria en los plazos establecidos, la Ley 675 prevé una solución automática. Según el artículo 40, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, en el lugar y hora que indique el reglamento o, en su defecto, en las instalaciones del conjunto a las 8:00 p.m. Esto garantiza que la asamblea siempre pueda sesionar, incluso sin convocatoria formal.
En la práctica, muchas copropiedades alinean este periodo con el año fiscal, por lo que la mayoría de estas asambleas se celebran entre enero y marzo. Como administrador, es tu tarea convocarla con un mínimo de 15 días calendario de anticipación.
Los asuntos para tratar en una asamblea ordinaria son variados. Algunos de los temas más rutinarios son:
Presentar el balance de gestión del año anterior.
Aprobar el presupuesto para el año en curso.
Elegir o ratificar al administrador, revisor fiscal y comité de convivencia. Cuando se nombra a un nuevo administrador, hay que dejar constancia en el acta con su nombre completo, periodo del encargo y condiciones del cargo. Este documento se convierte en el acta para nombrar un administrador de propiedad horizontal.
Aprobar cambios al reglamento interno (cuando se cuente con la mayoría calificada, que es al menos el 70 % de los coeficientes de copropiedad).
Definir las cuotas ordinarias y, si se requiere, extraordinarias. Guía práctica para manejar cuotas extraordinarias en propiedad horizontal
También es una buena oportunidad para hablar de mejoras en zonas comunes y proponer ideas que ayuden a la convivencia y el buen funcionamiento del conjunto.
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La asamblea extraordinaria de propiedad horizontal se convoca cuando surgen temas urgentes que no pueden esperar hasta la asamblea ordinaria.
Según el artículo 39 de la Ley 675, puede convocarla:
El administrador
El consejo de administración (si existe)
El revisor fiscal
Un grupo de propietarios que represente al menos el 20 % de los coeficientes de copropiedad (es decir, el porcentaje asignado a cada unidad según su tamaño y ubicación en el conjunto).
La convocatoria debe limitarse únicamente a los temas anunciados en la citación; no se pueden introducir puntos nuevos durante la reunión.
La Ley 675 no fija un plazo mínimo para convocar la asamblea extraordinaria. Como administrador, revisa si el reglamento interno fija un plazo diferente, mayor o menor al recomendado. Es una buena práctica dar tiempo razonable.
También es posible hacer asambleas no presenciales o mixtas. Según el artículo 42 de la Ley 675, una reunión es válida si los propietarios pueden deliberar y decidir por cualquier medio que permita comunicación simultánea o sucesiva.
Para que las reuniones no presenciales se lleven a cabo según lo establecido por la ley, debes verificar la identidad del copropietario e identificar el sentido del voto que emita en cada decisión.
Estas reglas también aplican a reuniones mixtas, donde algunos asisten presencialmente y otros de forma virtual.
Importante: Según el artículo 46, en este tipo de sesiones virtuales o mixtas no pueden tomarse decisiones que requieran mayoría calificada (70 % del total de coeficientes que integran el conjunto o edificio), como reformas al reglamento o uso privativo de bienes comunes. En estos casos, se recomienda que la convocatoria sea presencial.
Organizar bien la asamblea de propiedad horizontal empieza por revisar los temas y documentos que deben estar sobre la mesa. Tener todo listo te da tranquilidad y transmite confianza a los copropietarios.
Te compartimos un listado de recomendaciones útiles para preparar la asamblea sin dejar temas importantes por fuera:
Resumen de la gestión del año anterior: incluye los informes de la administración, del consejo y del revisor fiscal. La asamblea revisará cómo se usaron los recursos y qué se logró. Además, revisa las decisiones tomadas en asambleas anteriores, verifica cuáles ya se ejecutaron y cuáles están pendientes. Si hubo retrasos, explica la razón y el plan para cumplirlas.
Estados financieros y presupuesto: presenta con claridad los ingresos y gastos del año anterior y la propuesta de presupuesto para el nuevo periodo.
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Propuesta de cuotas para el año: explica cuánto se necesita para mantener el conjunto en buen estado, hacer mejoras o cubrir servicios. Detalla las cuotas habituales y, si es necesario, alguna adicional.
Informe de pagos pendientes: muestra los saldos vencidos que aún están por cobrar. No se trata de señalar, sino de facilitar decisiones para mejorar la salud financiera del conjunto.
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Reglamento interno actualizado: verifica que esté al día y revisa plazos de convocatoria, reglas de quórum y cantidad de poderes permitidos por persona.
Soportes de proyectos o contratos: si vas a presentar obras, cambios de proveedor o nuevos servicios, prepara con anticipación los documentos de respaldo como cotizaciones, presupuestos o comparativos.
Elección de órganos internos: en cada asamblea se vota por los integrantes del consejo de administración y la revisoría fiscal. Generalmente, estos cargos se eligen por un año, por lo que en la reunión se decide si se ratifican o se escogen nuevos representantes. Si algún miembro presenta su renuncia antes de la asamblea, asegúrate de tener esa información clara para formalizarla durante la sesión.
La citación a la asamblea ordinaria o extraordinaria es un requisito fundamental para garantizar la transparencia y el funcionamiento de la reunión. También es tu primer paso para lograr una asamblea bien organizada, participativa y con decisiones claras.
Si ya sabes qué tipo de asamblea convocarás, lo siguiente es estructurar el orden del día y enviarlo de forma clara y oportuna. Para esto, lo recomendable es publicarlo en un lugar visible dentro de la copropiedad y notificarlo a cada copropietario, siguiendo los plazos establecidos por la ley y el reglamento.
Estas son algunas claves para hacerlo bien:
Organiza los temas en un orden lógico que refleje el tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria) y facilite el desarrollo de la jornada.
Incluye solo los asuntos que vas a tratar. La ley exige que las decisiones se limiten a lo anunciado en la citación.
Evita los temas improvisados. Incluir asuntos fuera del orden del día puede abrir la puerta a impugnaciones.
Un ejemplo básico de orden del día para una asamblea ordinaria podría ser:
Verificación del quórum (incluye registro de asistentes y poderes).
Lectura y aprobación del orden del día.
Elección del presidente y secretario de la reunión.
Presentación de informes (administración, consejo y revisoría fiscal).
Revisión y aprobación de estados financieros y presupuesto.
Nombramientos (administrador, revisor fiscal, consejo, comité de convivencia).
Propuestas de inversión, obras o reformas.
Lectura y aprobación del acta.
Además del orden del día, recuerda incluir en la citación:
Fecha, hora y lugar de la reunión (presencial, virtual o mixta).
Instrucciones claras para otorgar poderes si alguien no puede asistir.
Medios de conexión y plataforma, si es virtual.
Advertencia sobre la posibilidad de una segunda convocatoria, si no se alcanza el quórum en la primera.
Relación de propietarios morosos: según el artículo 39, parágrafo 2º de la Ley 675, la convocatoria debe incluir una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes. Este requisito busca que todos los copropietarios conozcan el estado de cartera del conjunto antes de la asamblea.
Usa un tono cordial al enviar la citación a la asamblea extraordinaria u ordinaria. Esto motiva la participación y recuerda que las decisiones afectan a toda la comunidad.
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Una citación clara y con buen tono es solo el punto de partida. Para que la asamblea de propiedad horizontal tenga buena participación, facilita el proceso y haz que los copropietarios se sientan parte de lo que se va a decidir. A veces, la baja asistencia no es por falta de interés, sino por horarios difíciles, dudas sin resolver o falta de conexión con los temas.
Por eso, te compartimos algunas estrategias que te ayudarán:
Envía la información oficial con anticipación: compartir el orden del día, los estados financieros y los informes unos días antes permite que los copropietarios lleguen informados y la asamblea sea más fluida.
Elige horarios accesibles: piensa en la rutina de la comunidad. Las noches entre semana o los fines de semana suelen funcionar mejor.
Ofrece la opción virtual o mixta: si el reglamento lo permite, habilitar la participación desde casa es una forma simple de sumar más voces.
Con pequeños cambios en la forma de convocar y conectar, puedes lograr que más personas participen y se involucren en las decisiones que construyen comunidad.
La organización no termina con la citación. Durante la reunión, tu papel como administrador es clave para que todo fluya con orden, se respeten los procesos y las decisiones queden bien sustentadas.
Al comenzar la asamblea de propiedad horizontal, lo primero es confirmar que hay suficientes personas o sus representantes para que la reunión tenga validez legal.
El artículo 45 de la Ley 675 establece que la asamblea puede llevarse a cabo si asisten más del 50 % de los coeficientes de propiedad. Ese porcentaje se calcula con base en lo que corresponde a cada unidad privada dentro del conjunto, según su tamaño y otras características.
Es importante tener en cuenta que este porcentaje no se calcula por número de propietarios asistentes. Por ejemplo, si en un edificio hay 100 unidades privadas y asisten 50 propietarios, eso no significa automáticamente que se alcanzó el quórum. Como el coeficiente depende del tamaño y condiciones de cada unidad, es posible que esos 50 asistentes representen menos (o más) del 50 % de los coeficientes requeridos para sesionar con validez.
Para tomar decisiones, se necesita el voto de la mitad más uno del porcentaje representado, excepto en los casos que exigen mayoría calificada.
Si en la primera citación no se alcanza el quórum necesario, la asamblea no puede avanzar. En ese caso, hay que programar una segunda convocatoria para el tercer día hábil siguiente a la reunión inicial, según indica el artículo 41, a menos que el reglamento indique otras cosas. En esa nueva fecha, la reunión podrá hacerse con los propietarios que asistan.
La Ley 675 de 2001 no establece un límite sobre la cantidad de poderes que una persona puede llevar. Eso quiere decir que, por defecto, alguien podría representar a varios copropietarios al mismo tiempo.
Importante: más allá del número de poderes, el papel de la administración es verificar que cada poder esté otorgado correctamente. Esto implica confirmar la identidad de quien lo otorga y quien lo recibe, la firma correspondiente y que el alcance del poder sea claro. Si un poder no cumple estos requisitos, las decisiones tomadas con base en él podrían ser objeto de nulidad.
Una vez verificado el quórum, la primera decisión de la asamblea es elegir al presidente y al secretario de la reunión. Para hacerlo se pregunta quiénes desean postularse, se somete a votación y los asistentes, propietarios o sus representantes, eligen por mayoría simple: gana quien obtenga el voto favorable de la mitad más uno del coeficiente de propiedad representado en la reunión.
El presidente de la asamblea dirige la sesión, modera las intervenciones y verifica que los temas sigan el orden del día.
El secretario toma nota de lo discutido, registra los votos y se encarga de redactar el acta.
Aunque como administrador puedes sugerir nombres para estas funciones, la elección debe ser una decisión formal de la asamblea y quedar registrada en el acta. Esto garantiza que todo el proceso esté debidamente respaldado. Para que la asamblea avance sin tropiezos:
Define tiempos concretos para cada punto. Esto evita extenderse más de lo necesario.
Promueve un ambiente respetuoso y participativo. Para esto, establece reglas básicas antes de comenzar: pedir la palabra, evitar interrupciones a quien esté hablando y centrarse en el tema que se discuta. Puedes leer estas normas al inicio como parte del reglamento de convivencia.
Redirige conflictos de convivencia al comité correspondiente, sin que se tomen decisiones emocionales o apresuradas durante la sesión.
Ten clara la diferencia entre mayorías: algunas decisiones necesitan mayoría simple, pero otras exigen mayoría calificada.
La reunión terminó, pero tu tarea como administrador no. En esta etapa, es clave dejar un registro claro de lo acordado y asegurarte de que todo se comunique bien.
El acta es el documento que respalda las decisiones tomadas en la asamblea. Para que tenga validez legal, debe contener según el artículo 47 de la ley 675:
Tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria).
Cómo se hizo la citación (fecha de envío, medio utilizado).
Orden del día.
Lista de asistentes con: nombre completo, calidad (propietario, apoderado o representante legal), unidad privada (número de apartamento/casa) y coeficiente de copropiedad. Si actuaron con poder, debe constar quién otorgó el poder y la unidad que representa.
Votaciones y decisiones tomadas (con el número de votos a favor, en contra y abstenciones).
Además, debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea.
Tienes un plazo máximo de 20 días hábiles para elaborarla, verificarla y ponerla a disposición de los copropietarios en la sede administrativa del conjunto residencial, en la oficina de administración o en zonas comunes. También debes guardarla en el libro de actas y entregar copia a quien la solicite.
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Una vez aprobada, el acta debe ponerse a disposición de todos los propietarios, ya sea entregándola directamente o publicándola por los medios definidos en el reglamento. Este paso es obligatorio y garantiza transparencia frente a las decisiones tomadas.
Si alguien detecta una irregularidad, la Ley 675 de 2001, en su artículo 49, permite impugnar las decisiones que no cumplan con la ley o el reglamento de propiedad horizontal.
Esta acción debe presentarse ante un juez civil dentro de los dos meses siguientes a la publicación o entrega del acta.
Entender bien cómo se realiza una asamblea, desde la citación hasta la publicación del acta, te ayuda a cerrar el proceso sin errores.
Organizar una asamblea de propiedad horizontal es más que cumplir con una obligación legal. Es un momento clave para revisar logros, resolver pendientes y definir el rumbo de la copropiedad.
Como administrador, tu papel es fundamental. Además de preparar los documentos y motivar la participación, apóyate en herramientas confiables para gestionar mejor tu trabajo.
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