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¿Contratas prestadores de servicio o independientes? La reforma pensional, que se empezará a implementar en julio de 2025, impone cambios sobre ellos. Conoce cuáles son, ponlos en marcha en tu empresa y haz tu aporte a la formalidad del mercado laboral.
Si en tu empresa contratas prestadores de servicios o trabajadores independientes, esta información te interesa. El próximo primero de julio de 2025 arranca la implementación de la Reforma Pensional o Ley 2381 de 2024.
Esta nueva norma establece cambios relacionados con los contratistas. Ahora serás el responsable de llevar a cabo ciertas acciones que antes eran responsabilidad de estos proveedores.
Todavía no se han expedido los decretos reglamentarios que contienen los detalles sobre la implementación de la reforma. Pero eso no es excusa para esperar hasta el último momento para actuar.
Toma la delantera y prepárate desde ya para los cambios.
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Una de las principales modificaciones que establece la reforma pensional está relacionada con los contratistas o prestadores de servicios que se diferencian de los trabajadores independientes. Para que te quede más claro:
Un contratista es una persona que tiene un contrato como prestador de servicios con una empresa. Puede ser, por ejemplo, el profesional que se vincula durante un año para que implemente el Sistema de Seguridad en el Trabajo. Usualmente, tienen un solo contrato de trabajo.
Un trabajador independiente, en cambio, es quien hace actividades puntuales, transitorias y ocasionales, como quienes efectúan arreglos locativos en la sede. Suelen trabajar para varios empleadores.
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La reforma pensional establece cambios relacionados con los contratistas o prestadores de servicios que atañen a las empresas.
“Lo que se busca es mitigar la informalidad en la realización de aportes a salud y pensión, y la omisión de los mismos, porque se evidencia que los contratistas y trabajadores independientes no siempre realizan estos pagos por la carga que representa para ellos. Ahora se traslada la responsabilidad a los empleadores, en el caso de los contratistas”.
1. Aportes: las empresas serán las encargadas de realizar los aportes a salud, pensión y riesgos laborales de los contratistas o prestadores de servicios. Para ello, deberán descontar el valor respectivo de los honorarios del contratista para hacer el pago.
2. Periodo de cotización: será posible hacer la cotización por días o semanas y no solo por meses.
3. Monto del aporte: se hará sobre el 40 % de los ingresos recibidos, con una tarifa de 12.5 % para salud y 16 % para pensión. Además, dependerá de los días trabajados:
1 a 7 días: una cotización mínima semanal.
8 a 14 días: dos cotizaciones mínimas semanales.
15 a 21 días: tres cotizaciones mínimas semanales.
Más de 21 días: cuatro cotizaciones mínimas semanales.
Seguirá siendo responsabilidad de cada contratista afiliarse a la EPS (Entidad Prestadora de Salud) y a la AFP (Administradora de Fondos de Pensiones) o ACCAI (Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual), según corresponda. La afiliación del contratista a la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) estará a cargo de la empresa, pero el contratista puede elegir la ARL que prefiera. La desafiliación a las anteriores entidades le corresponde al contratista.
Sobre la notificación de incapacidades, la norma tiene un vacío. Se espera la reglamentación para definir a quién corresponde esta obligación. En todo caso, la empresa es la que debe hacer los cálculos y aplicar los descuentos al realizar los aportes.
Según la reforma pensional, los contratistas o prestadores de servicios, como los otros trabajadores colombianos, se clasifican entre los que pueden acceder al Régimen de Transición y los que deben cotizar para pensión en Colpensiones y en una ACCAI.
¿Sabes quiénes son los del Régimen de Transición? Son las mujeres que al primero de julio de 2025 tengan acumuladas 750 semanas de aportes a pensión y los hombres con 900 semanas acumuladas para la misma fecha. Estos recibirán los aportes por parte de la empresa en Colpensiones o en la AFP, dependiendo de la entidad en la que estén afiliados.
Los demás contratistas, dependiendo de su umbral de cotización, recibirán los aportes que haga la empresa en Colpensiones y/o en la ACCAI, así:
Si ganan hasta 2.3 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV), la empresa hará sus aportes a Colpensiones.
Si ganan más de 2.3 salarios SMMLV, los aportes correspondientes a ese monto se harán a Colpensiones y los correspondientes al resto del salario, a la ACCAI.
“Las empresas que tienen personas vinculadas mediante contratos de prestación de servicios deben tener en cuenta sus ingresos y los topes para hacer los aportes a Colpensiones y/o las ACCAI. En caso de no hacerlo, la norma habla de que deben asumir una responsabilidad solidaria o compartida con el contratista frente a cualquier reclamación”, afirma la coordinadora del Centro Jurídico Internacional.
Con respecto a la forma de gestionar los aportes a salud y pensión de los contratistas en las empresas, la experta recalca que no deben hacerse a través de la nómina electrónica. Este mecanismo solo se usa para los trabajadores vinculados a término indefinido, que tienen una relación de subordinación. Seguramente, dentro de poco, los operadores de la Pila dispondrán mecanismos para realizar este trámite.
La reforma pensional, por otro lado, dice que los trabajadores independientes:
Deben realizar sus propias afiliaciones y aportes tanto a salud como a pensión, dependiendo de sus ingresos. Esto se hace a través de los proveedores de la planilla Pila.
El ingreso base de cotización se mantiene en un 40 % de los ingresos. No puede ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.
Para los independientes también aplica el Régimen de Transición o la cotización en Colpensiones y en la ACCAI.
Los aportes, igualmente, se podrán ajustar a los días trabajados y hacerse por días o semanas.
En caso de no hacer los aportes o realizarlos de forma incorrecta, pueden ser requeridos por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).
La recomendación para las empresas es que en primer lugar hagan un análisis juicioso de su estructura interna para determinar sus necesidades de contratación. Como, seguramente, requerirán los servicios de contratistas o independientes, deben alistarse para enfrentar administrativamente las responsabilidades de cara a los contratistas.
Ahora ya lo sabes. Pedir el certificado de aportes y pensión a tus contratistas no basta. Eres tú quien deberá encargarse de este proceso. ¿Estás preparado para este nuevo cambio? ¡Apuéstale a la formalidad!
Marcelo Duque , director de la firma consultora especializada Cómo Me Pensiono explica los principales cambios que habrá a partir de 2025 con la Reforma Pensional en Colombia. Además, resuelve diferentes dudas sobre las nuevas condiciones.
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