¿Tu negocio está creciendo o necesitas tomar decisiones rápido? Encuentra aquí herramientas que puedes adoptar para la transformación digital de tu empresa No esperes más y dale vía libre al cambio.
¿Tu empresa necesita una transformación digital? Detecta estas señales
Una preocupación común entre los gerentes de las pequeñas y medianas empresas es la ejecución manual de las tareas administrativas. Perciben que por eso existe información desagregada a la que no se tiene acceso cuando se necesita. Además, saben que en la digitación de datos se pierde un tiempo que podría dedicarse a actividades más importantes.
Entonces se embarcan en aventuras de transformación digital que no siempre resultan estratégicas. Y terminan arrepentidos de haber invertido en soluciones que no arrojan los resultados esperados. ¿Esta historia te suena familiar? Tranquilo, estamos para acompañarte.
Te mostramos las señales que indican que sí necesitas apostarle a la optimización tecnológica en los procesos administrativos de tu negocio. Sigue estas pistas que propone Ángela Londoño, directora regional de Innovación y Transformación de Intelcia, multinacional que ofrece servicios de externalización en tecnología, entre otros.
Tu negocio está creciendo: si el número de clientes, proveedores, pedidos y facturación aumentan, la transformación digital es una necesidad. Cuando tus estándares de agilidad, competitividad y escalabilidad no te satisfacen, requieres implementaciones tecnológicas. Ten una visión clara de lo que esperas lograr con ellas y asegúrate de que estén alineadas con la meta principal de la compañía, así como con sus objetivos estratégicos.
Tu equipo está creciendo: ¿sientes que ya no das abasto en el manejo de la nómina, las vacaciones y los permisos de los trabajadores? Entonces requieres herramientas digitales para enfrentar el crecimiento de tu talento humano. No te dejes llevar por las modas, elige lo más pertinente y eficiente según tu propia realidad. Recuerda que, cuando tienes la casa en orden, tus colaboradores se sienten motivados y dedican tiempo a tareas que no son repetitivas.
Con frecuencia te llegan requerimientos de la Dian: un requerimiento de la autoridad tributaria puede ser la prueba de que la información de la empresa no se procesa de manera correcta. Para mejorar la calidad de tus reportes tributarios, apóyate en la tecnología. Así te anticipas e identificas posibles fallas del trabajo rutinario y manual, mientras permites a las personas enfocarse en la aplicación estratégica de los resultados del análisis.
Experimentas problemas de ciberseguridad: si hay fugas de información y tienes inconvenientes con el manejo de datos, la realidad te pide a gritos encontrar formas de blindarte. Es tu deber garantizar la seguridad de tus clientes.
No tienes suficientes datos para tomar decisiones de manera segura: cuando pierdes agilidad y capacidad de dar resolución a un problema es porque en tu negocio no se maneja correctamente la información o el proceso de socializarla es rígido. Al implementar tecnología para optimizar procesos, le das la vuelta a esa situación, puedes medir la eficacia de cada herramienta y puedes responder a las exigencias del mercado.
En el afán del día a día, los empresarios no pueden pensar ‘fuera de la caja'. Por eso, nunca subestimes la voz de tus colaboradores. Cuando deben trabajar con herramientas pasadas de moda, desactualizadas o poco intuitivas, su labor se vuelve agotadora. Esa es una causa de frustración y baja productividad. La experiencia interna es un reflejo de la madurez digital de la compañía.
¿Cómo gestionar a un empleado "tóxico"? Aplica estas estrategias
Sí hay soluciones a tu medida, ¿las probarás?
Hoy existen en el mercado herramientas adecuadas para optimizar los procesos administrativos de todo tipo de negocio. Un informe de McKinsey y Deloitte las divide en tres segmentos: robots, inteligencia artificial y plataformas de gestión documental.
“Rediseñar los flujos de procesos a partir de estas herramientas ayuda a orientarlos mejor, encontrar la causa raíz de los problemas, reducir márgenes de error y eliminar tareas o actividades que no aportan a la eficiencia de la operación de la pyme. El informe de McKinsey y Deloitte muestra que la automatización reduce en 25 % los costos operativos de las empresas. Y que el 40 % de las compañías que adoptan cualquiera de los tres enfoques mencionados elevan la satisfacción de sus equipos de trabajo y la cultura organizacional”.
¿Quieres saber cómo se aplica esto en las empresas? Toma nota de estos ejemplos:
Robots: pueden encargarse de la generación automática de facturas. Al saber qué clientes se tienen y cuál es la facturación mensual, los robots toman información básica desde la herramienta donde se almacena, expiden la factura, la firman e incluso la envían al cliente según los requerimientos de facturación electrónica.
Inteligencia artificial: estas aplicaciones analizan los correos o comunicaciones que reciben las compañías, como quejas o requerimientos sobre un asunto, en formato PDF. Se fijan en palabras clave y sugieren una respuesta inicial sobre lo que pudo ocurrir. También predicen lo que puede pasar más adelante con el caso. Ayudan a los agentes de servicio al cliente o ventas a adelantar su trabajo.
ERP: los "Enterprise Resource Planning" o "Planificadores de recursos empresariales" automatizan el flujo de cotizaciones y gestión de inventarios para que el envío de pedidos se haga sin contratiempos.
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Integración tecnológica, clave para optimizar procesos administrativos
Contar con una variedad de herramientas que no se ‘conectan’ no es lo más eficiente. Lo recomendable es hacer integraciones tecnológicas. ¿Qué debes tener en cuenta sobre este tema?:
Elige aplicaciones que se conecten mediante APIs (Application Programming Interface). Estas son como conectores con dos patas: una se garra de un sistema o aplicación y la otra de otro para que entre las dos viaje la información. La experta de Intelcia explica que, gracias a las APIs, la implementación tecnológica es menos costosa.
Evalúa las herramientas en la nube, como Microsoft Dynamics 365. Esta es una canasta de aplicaciones empresariales que también se conectan y aportan a la eficiencia operativa de las pyme. Ayudan a centralizar la información, fortalecer el control financiero, optimizar la gestión del talento humano, entre otros.
No hay transformación digital sin gestión del cambio: no le temas
Sumada a los costos, la adaptación al cambio es otra barrera que encuentran las pymes al implementar tecnología. Esas dudas no siempre parten de los colaboradores, a veces se gestan en la alta dirección. ¿Te pasa a ti? No hay que temer, hay que tomar acción.
La transformación digital en procesos administrativos exige gestión. Está claro que las herramientas tecnológicas son iguales a las de tu competencia, pero lo que marca la diferencia es cómo tus empleados se adaptan a ellas y las utilizan. En ese sentido, Intelcia recomienda:
Identificar en cada área de tu empresa a los colaboradores “promotores”, los que siempre están listos para lo que sea, tienen la actitud y energía para aprender cosas nuevas. Recuerda que no importa en qué equipo esté porque la transformación digital es transversal a todas. Conviértelos en embajadores de tu estrategia.
Crear proyectos inspiracionales y, a partir de las victorias tempranas, contar a toda la organización el objetivo y alcance de la estrategia de transformación digital en procesos administrativos. Visibilizar cada logro y caso de éxito es clave, por pequeño que sea.
Aprovechar lo anterior para que más personas quieran sumarse a la ola digital y ser parte de la transformación. Facilitarles el acceso a la capacitación y el desarrollo de habilidades para que no les tengan miedo a los cambios.
Involucrar a la alta gerencia en el proceso. Debes convertirte en un vocero motivador que envía mensajes claves a través de los medios internos o redes sociales al equipo y lo anima a continuar. No hay que detener este esfuerzo, siempre hay que reforzar el mensaje. La optimización de procesos administrativos no puede ser un ejercicio descontextualizado o eventual.
Si ya has avanzado en la transformación digital de tu negocio, mereces un aplauso. ¿Qué tal si continúas trabajando en ella para amplificar sus efectos? ¡Sí se puede!
